Каждый из этих документов отвечает на свой вопрос. Пока цепочка цела, спор всегда решается по бумаге; когда одного звена нет, он решается по тому, кто громче помнит.
Цепочка по порядку
- Коммерческое предложение — что именно, за сколько и на каких условиях. Срок действия, срок выполнения, порядок оплаты, раздел «не входит».
- Смета — из чего складывается цена: позиции, объёмы, цены за единицу, накладные, прибыль, PVN. Идёт приложением к предложению.
- Договор — кто, кому, когда и с какой ответственностью. Именно здесь смета становится обязательной: в договоре делается ссылка на смету, и смета становится его приложением.
- Акт приёма-передачи — подтверждение, что работы выполнены и приняты. С даты акта обычно начинается гарантийный срок.
- Счёт — требование оплатить то, что в акте. Со ссылкой на договор и акт.
Что делать с изменениями по ходу работ
На объекте почти всегда что-то меняется. Правильный способ это оформить — дополнительное соглашение к договору с дополнительной сметой, а не переписка в телефоне. Соглашение может быть коротким: что добавляется или исключается, как меняются сумма и срок — но подписать его нужно до выполнения работ, а не после.
Если на объекте предусмотрены промежуточные платежи, акты и счета идут по этапам: на каждый этап свой акт и свой счёт. Это удобнее и тогда, когда клиент берёт кредит и банк выдаёт деньги траншами — см. смета для банка.
Что будет, если звена нет
- Нет сметы — нет доказательства, какой объём был обещан. Каждая дополнительная работа превращается в разговор.
- Нет договора — смета остаётся просто расчётом, а сроки, гарантия и ответственность нигде не зафиксированы.
- Нет акта — нет точки, с которой работы считаются принятыми и начинается гарантия; претензии могут идти бесконечно.
- Нет счёта со ссылками — бухгалтерии и банку труднее связать платёж со сделкой.
Где что подготовить
Смету — здесь или в шаблонах. Договор и акт — ligumi.meistarpro.lv. Счёт и накладную — rekini.meistarpro.lv. Объёмы материалов и работ — kalkulatori.meistarpro.lv.